La gestione della segreteria rappresenta uno degli snodi organizzativi più delicati per qualsiasi struttura odontoiatrica. L’attività di segreteria è anche una delle funzioni più complesse.
Rispondere al telefono in modo efficace non è una semplice attività operativa: è spesso il primo punto di contatto con il paziente e quindi un vero e proprio strumento di marketing e di posizionamento dello studio. Una risposta tempestiva, competente e rassicurante può fare la differenza tra acquisire o perdere un nuovo paziente.
Tuttavia, questa funzione si scontra con alcune criticità sempre più evidenti:
- Costo elevato del personale, soprattutto se si vogliono garantire coperture estese
- Difficoltà nel reperire risorse qualificate, in grado di gestire correttamente le chiamate
- Tempi e costi di formazione e addestramento
- Gestione dei picchi di lavoro, che portano facilmente alla saturazione delle risorse interne
- Copertura degli orari critici (pausa pranzo, sera, notturni, festivi)
- Rischio di chiamate perse, con conseguente perdita di opportunità
In molti casi, la soluzione tradizionale (assunzione o incremento del personale) non è sostenibile né efficiente.
La soluzione: il segretariato a distanza
Per rispondere a queste esigenze, la Rete ha selezionato e reso disponibile ai retisti un servizio di segretariato a distanza, che rappresenta una valida alternativa – o integrazione – alla segreteria interna.
Si tratta di un servizio professionale esterno che si occupa della gestione delle chiamate in ingresso secondo modalità concordate e personalizzate.
In concreto, il servizio può includere:
- risposta alle chiamate con script personalizzato dello studio
- gestione delle richieste informative
- raccolta dei contatti
- gestione delle urgenze
- eventuale interazione con le agende dello studio da remoto
Il paziente percepisce una continuità totale del servizio, senza differenze rispetto alla segreteria interna.
Un servizio modulabile e progressivo
Uno degli aspetti più interessanti del servizio è la sua flessibilità, che consente al retista di adottarlo e svilupparlo per gradi.
È possibile, ad esempio, configurare il servizio in diverse modalità:
- Supporto nei picchi di lavoro: Attivazione solo in caso di saturazione della segreteria interna, per evitare chiamate perse nei momenti di maggiore affluenza.
- Copertura di fasce orarie specifiche: Gestione programmata in orari predefiniti:pausa pranzo,fine giornata, sera, notturni e festivi
- Gestione delle urgenze: Filtro e gestione delle chiamate urgenti, con eventuale attivazione dei referenti interni.
- Servizio continuativo strutturato: Integrazione stabile con la segreteria dello studio, con gestione completa o parziale delle chiamate.
- Livelli di complessità crescenti:risposta base e presa messaggio,gestione appuntamenti,accesso alle agende e operatività avanzata.
Personalizzazione e controllo
Il servizio è altamente personalizzabile e consente di adattarsi alle specificità di ogni struttura.
Tra gli elementi configurabili:
- modalità di risposta e linguaggio utilizzato
- flussi di gestione delle chiamate
- criteri di priorità
- reportistica dettagliata sulle attività svolte
Questo permette allo studio di mantenere controllo e coerenza comunicativa, pur esternalizzando una parte del processo.
L’offerta economica
Grazie all’attività di selezione e negoziazione svolta dalla Rete, il servizio è disponibile per i retisti a condizioni economiche vantaggiose rispetto al mercato.
Il modello di costo è generalmente:
- variabile e proporzionato all’utilizzo
- senza necessità di sostenere costi fissi tipici del personale interno
- scalabile in funzione delle esigenze reali dello studio
Questo consente di trasformare un costo rigido (personale) in un costo flessibile e controllabile, migliorando l’efficienza complessiva.
Puoi scaricare qui il Contratto quadro di convenzione Segretaria 24_ReteDM riservato ai retisti.
Integrazione nel programma della Rete
Il servizio di segretariato a distanza si inserisce pienamente nella logica della Rete Dentista Manager, che mira a:
- migliorare l’efficienza organizzativa delle strutture
- ridurre i costi non strategici
- aumentare la qualità percepita dal paziente
- mettere a disposizione soluzioni selezionate e testate
Come previsto dal Programma di Rete, una parte fondamentale dell’attività consiste proprio nella selezione qualificata dei fornitori e nella negoziazione delle condizioni a beneficio dei retisti .
In questo contesto, il segretariato a distanza rappresenta uno strumento concreto per affrontare una criticità diffusa, con un approccio pragmatico e immediatamente applicabile.
Come attivare il servizio
I retisti interessati possono richiedere informazioni e valutare l’attivazione del servizio in base alle proprie esigenze organizzative.
Come sempre, l’adesione è libera e volontaria: ogni struttura può decidere se e come integrare questo strumento all’interno del proprio modello operativo.
Per informazioni: